Geschäftsprozesse: Unterschied zwischen den Versionen
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* Automatisierung von Kennzahlenberechnung<br> | * Automatisierung von Kennzahlenberechnung<br> | ||
* digitale Lagerverwaltung um Lagerzeiten zu Analysieren<br> | * digitale Lagerverwaltung um Lagerzeiten zu Analysieren<br> | ||
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Vorteile für dein Unternehmen:<br> | Vorteile für dein Unternehmen:<br> | ||
Die Optimierung von Prozessen bietet ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung, was Zeit und Geld spart und kann in vielen Bereichen durch digitale Lösungen unterstützt werden.<br> | Die Optimierung von Prozessen bietet ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung, was Zeit und Geld spart und kann in vielen Bereichen durch digitale Lösungen unterstützt werden.<br> | ||
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===Vorbedingungen, Grundanforderungen=== | ===Vorbedingungen, Grundanforderungen=== | ||
Als Voraussetzung um etwas zu Ändern ist, dass der aktuelle Zustand bekannt ist. Daher brauchst du ein für dich passende Art deine Geschäftsprozesse übersichtlich und verständlich zu dokumentieren. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Darstellungsarten wie beispielsweise Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Ereignisgesteuerte Prozesskette – Wikipedia welche dir helfen können einen Überblick über deine Tätigkeiten zu erlangen. | Als Voraussetzung um etwas zu Ändern ist, dass der aktuelle Zustand bekannt ist. Daher brauchst du ein für dich passende Art deine Geschäftsprozesse übersichtlich und verständlich zu dokumentieren. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Darstellungsarten wie beispielsweise Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Ereignisgesteuerte Prozesskette – Wikipedia welche dir helfen können einen Überblick über deine Tätigkeiten zu erlangen. | ||
Ein online-Tools zur Erstellung von Prozessdokumentationen ist beispielsweise [https://www.lucidchart.com/pages/landing?utm_source=bing&utm_medium=cpc&utm_campaign=_chart_ol_allcountries_mixed_search_brand_exact_&km_CPC_CampaignId=392868013&km_CPC_AdGroupID=1239149830783245&km_CPC_Keyword=lucidchart&km_CPC_MatchType=e&km_CPC_Bid_MatchType=be&km_CPC_ExtensionID=&km_CPC_Network=o&km_CPC_Creative=77446995647456&km_CPC_TargetID=kwd-77447047241367:loc-10&km_CPC_Country=146488&km_CPC_Device=c&mkwid=lSsrWCiw_pcrid_77446995647456_pkw_lucidchart_pmt_be_pdv_c_slid__pgrid_1239149830783245_ptaid_kwd-77447047241367:loc-10_intent_&msclkid=868d1db091f9154b14077cda087fbc32 Lucidchart]<br> | Ein online-Tools zur Erstellung von Prozessdokumentationen ist beispielsweise [https://www.lucidchart.com/pages/landing?utm_source=bing&utm_medium=cpc&utm_campaign=_chart_ol_allcountries_mixed_search_brand_exact_&km_CPC_CampaignId=392868013&km_CPC_AdGroupID=1239149830783245&km_CPC_Keyword=lucidchart&km_CPC_MatchType=e&km_CPC_Bid_MatchType=be&km_CPC_ExtensionID=&km_CPC_Network=o&km_CPC_Creative=77446995647456&km_CPC_TargetID=kwd-77447047241367:loc-10&km_CPC_Country=146488&km_CPC_Device=c&mkwid=lSsrWCiw_pcrid_77446995647456_pkw_lucidchart_pmt_be_pdv_c_slid__pgrid_1239149830783245_ptaid_kwd-77447047241367:loc-10_intent_&msclkid=868d1db091f9154b14077cda087fbc32 Lucidchart]<br> | ||
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===Typische Vorgehensweise=== | ===Typische Vorgehensweise=== | ||
Wie bei jedem Projekt ist als erstes ein Plan zu erstellen, der mindestens festhält wo du jetzt steht, welches Ziel du bis wann erreichen möchtest und wie du planst dieses Ziel zu erreichen.<br> | Wie bei jedem Projekt ist als erstes ein Plan zu erstellen, der mindestens festhält wo du jetzt steht, welches Ziel du bis wann erreichen möchtest und wie du planst dieses Ziel zu erreichen.<br> | ||
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====Einrichten einer Basis für die Anwendung==== | ====Einrichten einer Basis für die Anwendung==== | ||
Vollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse:<br> | Vollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse:<br> | ||
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* Ressourcenengpässe vermeiden, um einen Flaschenhals der Prozesse zu vermeiden<br> | * Ressourcenengpässe vermeiden, um einen Flaschenhals der Prozesse zu vermeiden<br> | ||
* Anpassung der Organisationsstruktur durch Aktualisierung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten<br> | * Anpassung der Organisationsstruktur durch Aktualisierung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten<br> | ||
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====Sinnvolle Ausbaustufe 2==== | ====Sinnvolle Ausbaustufe 2==== | ||
Prozessmanagement-System einführen<br> | Prozessmanagement-System einführen<br> | ||
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Es führt über die Phasen Identifikation und Auswahl der zu erhebenden Prozesse, Dokumentation, Ist-Analyse, Optimierung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung bis hin zur Weiterentwicklung. | Es führt über die Phasen Identifikation und Auswahl der zu erhebenden Prozesse, Dokumentation, Ist-Analyse, Optimierung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung bis hin zur Weiterentwicklung. | ||
So kann in einem Unternehmen gewährleistet werden, dass stets alle Tätigkeiten so effizient wie möglich durchgeführt werden.<br> | So kann in einem Unternehmen gewährleistet werden, dass stets alle Tätigkeiten so effizient wie möglich durchgeführt werden.<br> | ||
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===Herausforderungen, Risiken=== | ===Herausforderungen, Risiken=== | ||
Die Herausforderung liegt darin sich mit scheinbar banalem fundiert auseinander zu setzen um durch die Dokumentation der Prozesse einen neuen Blick darauf zu erlangen.<br> | Die Herausforderung liegt darin sich mit scheinbar banalem fundiert auseinander zu setzen um durch die Dokumentation der Prozesse einen neuen Blick darauf zu erlangen.<br> | ||
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| − | + | Der Aufwand zur Prozessoptimierung ist stark abhängig von der Komplexität deiner Geschäfte. | |
| − | + | Inklusive Kennenlernen von Darstellungsarten und erstmaliger Dokumentation aller Geschäftsprozesse muss mit einem Zeitaufwand von rund 14 Personen-Tagen gerechnet werden. <br> | |
===Mögliche Anbieter=== | ===Mögliche Anbieter=== | ||
Gängige Anbieter welche dir bei der digitalen Prozessoptimierung helfen können sind<br> | Gängige Anbieter welche dir bei der digitalen Prozessoptimierung helfen können sind<br> | ||
office 365 mit der App [https://powerautomate.microsoft.com/de-de/ Power Automate]<br> | office 365 mit der App [https://powerautomate.microsoft.com/de-de/ Power Automate]<br> | ||
Bei komplexeren Prozessen unterstützt Sie [https://www.firestart.com/ firestart]. Sie modellieren ein zentrales Prozess Repository, automatisieren zum Beispiel durch Robotic Process Automation und nutzen die Process Intelligence Platform um ineffiziente Prozesse zu erkennen oder datengetrieben Prozesse zu verbessern. | Bei komplexeren Prozessen unterstützt Sie [https://www.firestart.com/ firestart]. Sie modellieren ein zentrales Prozess Repository, automatisieren zum Beispiel durch Robotic Process Automation und nutzen die Process Intelligence Platform um ineffiziente Prozesse zu erkennen oder datengetrieben Prozesse zu verbessern. | ||
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===Weiterführende Quellen=== | ===Weiterführende Quellen=== | ||
[https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Behoerden/Beratung/Prozessmanagement/Leitfaeden/Dokumentation_u_Analyse_Prozesse.pdf?__blob=publicationFile&v=1 Leitfaden für die Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen] | [https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Behoerden/Beratung/Prozessmanagement/Leitfaeden/Dokumentation_u_Analyse_Prozesse.pdf?__blob=publicationFile&v=1 Leitfaden für die Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen] | ||
Version vom 29. Dezember 2021, 22:05 Uhr
Empfehlung
Geschäftsprozesse digital unterstützen und optimieren
Kurzbeschreibung
Deine Geschäftsprozesse sind all deine Tätigkeiten die dein Unternehmen am Laufen halten. Die Bandbreite ist groß, von laufenden Tätigkeiten wie Rechnungslegung oder Bestellwesen, bis hin zu selteneren Prozessen wie beispielsweise die Inventur. Durch Dokumentation wird die Fülle und Abhängigkeiten erkennbar. Darauf aufbauend können deine Prozesse gestaltet und optimiert und vielleicht sogar automatisiert werden um deine Effizienz zu steigen.
Anwendungsbeispiele
Beispiele für Lösungen um Prozesse digital zu unterstützen und zu optimieren sind so vielfältig wie die Prozesse selbst.
- Vorlagen für gängige Schriftstücke
- digitale Workflows für interne Genehmigungen und Anträge
- Digitale Schnittstellen zwischen Systemen zur medienbruchfreien Datenübertragung
- Tracking von Prozessschritten um Daten zur weiteren Analyse und Optimierung zu generieren
- Automatisierung von Kennzahlenberechnung
- digitale Lagerverwaltung um Lagerzeiten zu Analysieren
Konkreter Nutzen
Vorteile für dein Unternehmen:
Die Optimierung von Prozessen bietet ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung, was Zeit und Geld spart und kann in vielen Bereichen durch digitale Lösungen unterstützt werden.
Vorbedingungen, Grundanforderungen
Als Voraussetzung um etwas zu Ändern ist, dass der aktuelle Zustand bekannt ist. Daher brauchst du ein für dich passende Art deine Geschäftsprozesse übersichtlich und verständlich zu dokumentieren. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Darstellungsarten wie beispielsweise Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Ereignisgesteuerte Prozesskette – Wikipedia welche dir helfen können einen Überblick über deine Tätigkeiten zu erlangen.
Ein online-Tools zur Erstellung von Prozessdokumentationen ist beispielsweise Lucidchart
Typische Vorgehensweise
Wie bei jedem Projekt ist als erstes ein Plan zu erstellen, der mindestens festhält wo du jetzt steht, welches Ziel du bis wann erreichen möchtest und wie du planst dieses Ziel zu erreichen.
Einrichten einer Basis für die Anwendung
Vollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse:
Die Basis der Optimierung setzt eine vollständige und detaillierte Dokumentation deiner Geschäftsprozesse voraus. Diese wird dir einen Überblick darüber verschaffen was in deinem Unternehmen geschieht und wovon diese Tätigkeiten abhängig sind.
Bereits während der Dokumentation, aber auch bei näherer Betrachtung der fertigen Dokumentation werden dir unnötige Komplexitäten auffallen.
Auch eine Erweiterung deiner Dokumentation um die jeweilige Dauer von Prozessschritten wird dir Aufschluss über Optimierungspotenziale geben.
Sinnvolle Ausbaustufe 1
Mit der Erstellung und Analyse deiner Geschäftsprozesse auf Basis deiner Dokumentation kannst du eine Liste von Optimierungspotenzialen erstellen.
Das ist wiederum der Beginn um Lösungen zu finden. Lösungsansätze können sein:
- Auf überflüssige Prozessschritte verzichten, wenn diese nicht zum Erfolg deiner Unternehmens beitragen
- Reihung der Prozessschritte ändern, um Wege und Zeiten zu reduzieren
- Prozessschritte einführen, um beispielsweise Qualitätsanforderungen zu entsprechen
- Parallelisieren von Prozessschritten, also das Durchführen von mehreren Prozessschritten zur gleichen Zeit um Bearbeitungszeiten zu reduzieren
- Automatisierung von Prozessschritten durch beispielsweise Workflow-Verfahren kann manueller Arbeitsaufwand reduziert werden
- Auslagerung von Tätigkeiten kann wirtschaftliche Vorteile bringen
- Standardisierung durch beispielsweise Vorlagen oder Checklisten kann Qualität steigern und Aufwand reduzieren
- Schnittstellenreduktion ist ein Weg um Abstimmungs- und Bearbeitungsaufwand zu reduzieren
- Ressourcenengpässe vermeiden, um einen Flaschenhals der Prozesse zu vermeiden
- Anpassung der Organisationsstruktur durch Aktualisierung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
Sinnvolle Ausbaustufe 2
Prozessmanagement-System einführen
Um laufend Geschäftsprozesse zu überwachen und optimieren zu können kann ein Prozessmanagement-System eingeführt werden.
Es führt über die Phasen Identifikation und Auswahl der zu erhebenden Prozesse, Dokumentation, Ist-Analyse, Optimierung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung bis hin zur Weiterentwicklung.
So kann in einem Unternehmen gewährleistet werden, dass stets alle Tätigkeiten so effizient wie möglich durchgeführt werden.
Herausforderungen, Risiken
Die Herausforderung liegt darin sich mit scheinbar banalem fundiert auseinander zu setzen um durch die Dokumentation der Prozesse einen neuen Blick darauf zu erlangen.
Typischer Aufwand
Der Aufwand zur Prozessoptimierung ist stark abhängig von der Komplexität deiner Geschäfte.
Inklusive Kennenlernen von Darstellungsarten und erstmaliger Dokumentation aller Geschäftsprozesse muss mit einem Zeitaufwand von rund 14 Personen-Tagen gerechnet werden.
Mögliche Anbieter
Gängige Anbieter welche dir bei der digitalen Prozessoptimierung helfen können sind
office 365 mit der App Power Automate
Bei komplexeren Prozessen unterstützt Sie firestart. Sie modellieren ein zentrales Prozess Repository, automatisieren zum Beispiel durch Robotic Process Automation und nutzen die Process Intelligence Platform um ineffiziente Prozesse zu erkennen oder datengetrieben Prozesse zu verbessern.
Betroffene Dimensionen und Ebenen
Kernebenen: Geschäftsprozess
Kerndimensionen: Qualität der betrieblichen Abläufe
Weiterführende Quellen
Leitfaden für die Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen