Geschäftsprozesse

Empfehlung

Geschäftsprozesse digital unterstützen und optimieren

Kurzbeschreibung

Deine Geschäftsprozesse sind all deine Tätigkeiten, die dein Unternehmen am Laufen halten. Die Bandbreite ist groß. Von laufenden Tätigkeiten wie Bestellungen entgegennehmen oder Rechnung legen, bis hin zu selteneren Prozessen wie beispielsweise die Inventur durchführen. Durch Dokumentation werden die Fülle und die Vielfältigkeit deiner Geschäftsprozesse erst sichtbar und Abhängigkeiten erkennbar. Darauf aufbauend werden deine Prozesse standardisieren, optimieren und automatisieren. Ziel ist dabei, deine Effizienz zu steigern und dein Unternehmen auf weitere Digitalisierungsschritte vorzubereiten.

Anwendungsbeispiele

Beispiele für Lösungen, um Prozesse digital zu unterstützen und zu optimieren sind so vielfältig wie die Prozesse selbst:

• Vorlagen für gängige Schriftstücke helfen dir, dich nicht bei jedem Brief und das Layout kümmern zu müssen
  
• Digitale Workflows für interne Genehmigungen helfen dir, die Übersicht zu bewahren, damit nichts liegen bleibt
  
• Digitale Schnittstellen zwischen Systemen zur medienbruchfreien Datenübertragung vermeiden Fehler, die in bei der manuellen Datenerfassung passieren können
  
• Tracking von Prozessschritten, um Daten zur weiteren Analyse und Optimierung zu generieren
  
• Automatisierung von Kennzahlenberechnungen, damit du jederzeit auf Basis akueller Zahlen entscheiden kannst
  
• Digitale Lagerverwaltung, damit du mit genauen Verfübarkeiten bei deinen Kunden punkten kannst
  

Konkreter Nutzen

Klarheit über deine Geschäftsprozesse ist die Basis um die Qualität deiner betrieblichien Abläufe zu verbessern. Die Optimierung von Prozessen bietet ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung. Das wieder spart Zeit und Geld, und wird in vielen Bereichen durch digitale Lösungen unterstützt. Wichtig bei allen Optimierungsmaßnahmen ist, deine Stärken im Auge zu behalten. Es hilft dir nichts, Anwendungen einzusetzen, deren Komplexität so viel Aufmerksamkeit von dir verlangen, sodass du am Ende weniger Zeit für deine KundInnen zur Verfügung hast

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Die Voraussetzung, um etwas ändern zu können, ist, dass der aktuelle Zustand bekannt ist. Daher brauchst du, eine für dich passende Art, deine Geschäftsprozesse übersichtlich und verständlich zu dokumentieren. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Darstellungsarten wie beispielsweise Ereignisgesteuerte Prozessketten, welche dir helfen können, einen Überblick über deine Tätigkeiten zu erlangen. Ein online-Tool zur Erstellung von Prozessdokumentationen ist beispielsweise Lucidchart

Typische Vorgehensweise

Wie bei jedem Projekt ist als erstes ein Plan zu erstellen, der mindestens festhält, wo du jetzt steht, welches Ziel du bis wann erreichen möchtest, und wie du planst, dieses Ziel zu erreichen.

Einrichten einer Basis für die Anwendung

Vollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse:
Die Basis der Optimierung ist eine vollständige und detaillierte Dokumentation deiner Geschäftsprozesse. Diese wird dir einen Überblick darüber verschaffen, was in deinem Unternehmen geschieht und wovon diese Tätigkeiten abhängig sind. Bereits während der Dokumentation, aber auch bei näherer Betrachtung der fertigen Dokumentation werden dir unnötige Komplexitäten auffallen. Oft kann es auch hilfreich sein, die Dauer von einzelnen Prozessschritten zu notieren, da diese auch Optimierungspotenziale aufzeigen können.

Sinnvolle Ausbaustufe 1

Mit der Erstellung und Analyse deiner Geschäftsprozesse auf Basis deiner Dokumentation kannst du eine Liste von Optimierungspotenzialen erstellen. Lösungsansätze können sein:

• Auf überflüssige Prozessschritte verzichten, wenn diese nicht zum Erfolg deines Unternehmens beitragen
  
• Reihung der Prozessschritte ändern, um Wege und Zeiten zu reduzieren
  
• Prozessschritte einführen, um beispielsweise Qualitätsanforderungen zu entsprechen
  
• Parallelisieren von Prozessschritten, also das Durchführen von mehreren Prozessschritten zur gleichen Zeit, um Bearbeitungszeiten zu reduzieren
  
• Automatisierung von Prozessschritten durch beispielsweise Workflow-Verfahren, wodurch manueller Arbeitsaufwand reduziert werden kann
  
• Auslagerung von Tätigkeiten kann wirtschaftliche Vorteile bringen
  
• Standardisierung durch beispielsweise Vorlagen oder Checklisten kann die Qualität steigern und den Aufwand reduzieren
  
• Schnittstellenreduktion ist ein Weg um Abstimmungs- und Bearbeitungsaufwand zu reduzieren
  
• Ressourcenengpässe vermeiden, um einen Flaschenhals der Prozesse zu vermeiden
  
• Anpassung der Organisationsstruktur durch Aktualisierung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  

Sinnvolle Ausbaustufe 2

Prozessmanagement-System einführen
Um laufend Geschäftsprozesse zu überwachen und optimieren zu können, kann ein Prozessmanagement-System eingeführt werden. Es führt über die Phasen Identifikation und Auswahl der zu erhebenden Prozesse, Dokumentation, Ist-Analyse, Optimierung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung, bis hin zur Weiterentwicklung. So kann in einem Unternehmen gewährleistet werden, dass stets alle Tätigkeiten so effizient wie möglich durchgeführt werden.

Herausforderungen, Risiken

Die Herausforderung liegt darin, sich mit scheinbar Banalem fundiert auseinander zu setzen, um durch die Dokumentation der Prozesse einen neuen Blick darauf zu erlangen.

Typischer Aufwand

Der Aufwand zur Prozessoptimierung ist stark abhängig von der Komplexität deiner Geschäfte. Inklusive Kennenlernen von Darstellungsarten und erstmaliger Dokumentation aller Geschäftsprozesse muss mit einem Zeitaufwand von rund 14 Personen-Tagen gerechnet werden.

Mögliche Anbieter

Gängige Anbieter, welche dir bei der digitalen Prozessoptimierung helfen, können sind
office 365 mit der App Power Automate
Bei komplexeren Prozessen unterstütz dich firestart. Damit kannst du ein zentrales Prozess Repository modellieren, und zum Beispiel durch Robotic Process Automation automatisieren. Mit Hilfe der Process Intelligence Platform können ineffiziente Prozesse erkannt werden oder datengetrieben Prozesse verbessert werden.

Betroffene Dimensionen und Ebenen

Kernebenen: Geschäftsprozess
Kerndimensionen: Qualität der betrieblichen Abläufe

Weiterführende Quellen

Leitfaden für die Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen