Geschäftsprozesse

Bezeichnung

Geschäftsprozesse digital unterstützen und optimieren

Kurzbeschreibung

Deine Geschäftsprozesse sind all deine Tätigkeiten die dein Unternehmen am laufen halten. Die Bandbreite ist groß, von laufenden Tätigkeiten wie Rechnungslegung oder Bestellwesen, bis hin zu selteneren Prozessen wie beispielsweise die Inventur.

Betroffene Dimensionen und Ebenen, Zusammenhang zu anderen Szenarien

Kernebenen: (Technologie, Geschäftsprozess, Organisation, Geschäftsmodell)
Geschäftsprozess
Kerndimensionen: (Qualität der betrieblichen Abläufe, Produkte und Dienstleistungen, Kunden und ihr Erlebnis, Vertriebskanäle)
Qualität der betrieblichen Abläufe

Konkreter Nutzen

Vorteile, die ich als Klient bzw. meine Kunden davon haben:
Die Optimierung von Prozessen bietet ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung, was Zeit und Geld spart und kann in vielen Bereichen durch digitale Lösungen unterstützt werden.

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Als Voraussetzung um etwas zu Ändern ist, dass der aktuelle Zustand bekannt ist. Daher brauchst du ein für dich passende Art deine Geschäftsprozesse übersichtlich und verständlich zu dokumentieren. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Darstellungsarten wie beispielsweise Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Ereignisgesteuerte Prozesskette – Wikipedia welche dir helfen können einen Überblick über deine Tätigkeiten zu erlangen. Ein kostenlose online-Tools zur Erstellung von Prozessdokumentationen ist beispielsweise Lucidchart

Typischer Aufwand

Der Aufwand zur Prozessoptimierung ist stark abhängig von der Komplexität deiner Geschäfte. Inklusive Kennenlernen von Darstellungsarten und erstmaliger Dokumentation aller Geschäftsprozesse muss mit einem Zeitaufwand von rund 14 Personen-Tagen gerechnet werden.

Typische Vorgehensweise

Wie bei jedem Projekt ist als erstes ein Plan zu erstellen, der mindestens festhält wo du jetzt steht, welches Ziel du bis wann erreichen möchtest und wie du planst dieses Ziel zu erreichen.

Einrichten einer Basis für die Anwendung

Vollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse:
Die Basis der Optimierung setzt eine vollständige und detaillierte Dokumentation deiner Geschäftsprozesse voraus. Diese wird dir einen Überblick darüber verschaffen was in deinem Unternehmen geschieht und wovon diese Tätigkeiten abhängig sind. Bereits während der Dokumentation, aber auch bei näherer Betrachtung der fertigen Dokumentation werden dir unnötige Komplexitäten auffallen. Auch eine Erweiterung deiner Dokumentation um die jeweilige Dauer von Prozessschritten wird dir Aufschluss über Optimierungspotenziale geben.

Sinnvolle Ausbaustufe 1

Mit der Erstellung und Analyse deiner Geschäftsprozesse auf Basis deiner Dokumentation kannst du eine Liste von Optimierungspotenzialen erstellen. Das ist wiederum der Beginn um Lösungen zu finden. Lösungsansätze können sein:
auf überflüssige Prozessschritte verzichten, wenn diese nicht zum Erfolg deiner Unternehmens beitragen
Reihung der Prozessschritte ändern, um Wege und Zeiten zu reduzieren
Prozessschritte einführen, um beispielsweise Qualitätsanforderungen zu entsprechen
Parallelisieren von Prozessschritten, also das Durchführen von mehreren Prozessschritten zur gleichen Zeit um Bearbeitungszeiten zu reduzieren
Automatisierung von Prozessschritten durch beispielsweise Workflow-Verfahren kann manueller Arbeitsaufwand reduziert werden
Auslagerung von Tätigkeiten kann wirtschaftliche Vorteile bringen
Standardisierung durch beispielsweise Vorlagen oder Checklisten kann Qualität steigern und Aufwand reduzieren
Schnittstellenreduktion ist ein Weg um Abstimmungs- und Bearbeitungsaufwand zu reduzieren
Ressourcenengpässe vermeiden, um einen Flaschenhals der Prozesse zu vermeiden
Anpassung der Organisationsstruktur durch Aktualisierung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Sinnvolle Ausbaustufe 2

Prozessmanagement-System einführen
Um laufend Geschäftsprozesse zu überwachen und optimieren zu können kann ein Prozessmanagement-System eingeführt werden. Es führt über die Phasen Identifikation und Auswahl der zu erhebenden Prozesse, Dokumentation, Ist-Analyse, Optimierung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung bis hin zur Weiterentwicklung. So kann in einem Unternehmen gewährleistet werden, dass stets alle Tätigkeiten so effizient wie möglich durchgeführt werden.

Herausforderungen, Risiken

Die Herausforderung liegt darin sich mit scheinbar banalem fundiert auseinander zu setzen um durch die Dokumentation der Prozesse einen neuen Blick darauf zu erlangen.

Anwendungsbeispiele

Beispiele für Lösungen um Prozesse digital zu unterstützen und zu optimieren sind so vielfältig wie die Prozesse selbst.
Vorlagen für gängige Schriftstücke
digitale Workflows für interne Genehmigungen und Anträge
Digitale Schnittstellen zwischen Systemen zur medienbruchfreien Datenübertragung
Tracking von Prozessschritten um Daten zur weiteren Analyse und Optimierung zu generieren
Automatisierung von Kennzahlenberechnung
digitale Lagerverwaltung um Lagerzeiten zu Analysieren

Mögliche Anbieter

Gängige Anbieter welche dir bei der digitalen Prozessoptimierung helfen können sind
office 365 mit der App Power Automate

Weiterführende Quellen

Leitfaden für die Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen