Geschäftsprozesse

Empfehlung

Geschäftsprozesse digital unterstützen und optimieren

Kurzbeschreibung

Deine Geschäftsprozesse sind all deine Tätigkeiten, die dein Unternehmen am Laufen halten. Die Bandbreite ist groß. Von laufenden Tätigkeiten wie Bestellungen entgegennehmen oder Rechnung legen, bis hin zu selteneren Prozessen wie beispielsweise die Inventur durchführen. Durch Dokumentation werden die Fülle und die Vielfältigkeit deiner Geschäftsprozesse erst sichtbar und Abhängigkeiten erkennbar. Darauf aufbauend werden deine Prozesse standardisieren, optimieren und automatisieren. Ziel ist dabei, deine Effizienz zu steigern und dein Unternehmen auf weitere Digitalisierungsschritte vorzubereiten.

Anwendungsbeispiele

Beispiele für Lösungen, um Prozesse digital zu unterstützen und zu optimieren sind so vielfältig wie die Prozesse selbst:

• Vorlagen für gängige Schriftstücke helfen dir, dich nicht bei jedem Brief und das Layout kümmern zu müssen
  
• Digitale Workflows für interne Genehmigungen helfen dir, die Übersicht zu bewahren, damit nichts liegen bleibt
  
• Digitale Schnittstellen zwischen Systemen zur medienbruchfreien Datenübertragung vermeiden Fehler, die in bei der manuellen Datenerfassung passieren können
  
• Tracking von Prozessschritten, um Daten zur weiteren Analyse und Optimierung zu generieren
  
• Automatisierung von Kennzahlenberechnungen, damit du jederzeit auf Basis akueller Zahlen entscheiden kannst
  
• Digitale Lagerverwaltung, damit du mit genauen Verfübarkeiten bei deinen Kunden punkten kannst
  

Konkreter Nutzen

Klarheit über deine Geschäftsprozesse ist die Basis um die Qualität deiner betrieblichien Abläufe zu verbessern. Die Optimierung von Prozessen bietet ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung. Das wieder spart Zeit und Geld, und wird in vielen Bereichen durch digitale Lösungen unterstützt. Wichtig bei allen Optimierungsmaßnahmen ist, deine Stärken im Auge zu behalten. Es hilft dir nichts, Anwendungen einzusetzen, deren Komplexität so viel Aufmerksamkeit von dir verlangen, sodass du am Ende weniger Zeit für deine KundInnen zur Verfügung hast

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Um nachhaltige Änderungen vornehmen zu können, muss der aktuelle Stand bekannt und dokumentiert sein. Zwei Punkte sind dabei zu beachten: Die Art der Dokumentation, die Modellierungssprache und das benutzte Werkzeug. Für die Art der Dokumentation haben sich Standards herausgebildet, die hier in Wikipedia nachlesen kannst. Um Detailproezsse darzustellen, kannst du z.B. als Modellierungssprache auf die Ereignisgesteuerte Prozesskette zurückgreifen. Werkzeuge zur Prozessdokumentation wie lucidchartbeinhalten bereits die notwendigen Vorlagen. Wenn du bereits eine betriebwirtschaftliche Anwendung einsetzt (ERP System), verfügt der Anbieter in der Regel bereits eine Darstellung der möglichen Geschäftsprozesse, auf die zu zurückgreifen kannst.

Typische Vorgehensweise

Starte mit einer Prozesslandkarte, um deine Hauptprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse darzustellen. Dafür findest du in Fachbüchern oder im Web zahlreiche Vorlagen. Dann gehe Schritt für Schritt über Darstellung von Hauptprozessen und Unterprozessen ins Detail.

Einrichten einer Basis für die Anwendung

Die Basis zur Optimierung bildet eine vollständige und detaillierte Dokumentation deiner Geschäftsprozesse. Diese verschafft dir einen Überblick, was in deinem Unternehmen geschieht und wovon diese Tätigkeiten abhängig sind. Bereits während der Dokumentationsarbeit werden dir unnötige Komplexitäten auffallen. Oft ist es auch hilfreich, die Dauer von einzelnen Prozessschritten zu analysieren, da diese auch Optimierungspotenziale aufzeigen können.

Sinnvolle Ausbaustufe 1

Mit der Erstellung und Analyse deiner Geschäftsprozesse auf Basis deiner Dokumentation kannst du eine Liste von Optimierungspotenzialen erstellen. Lösungsansätze können sein:

• Auf überflüssige Prozessschritte verzichten, wenn diese nicht zum Erfolg deines Unternehmens beitragen
  
• Reihung der Prozessschritte ändern, um Wege und Zeiten zu reduzieren
  
• Prozessschritte einführen, um beispielsweise Qualitätsanforderungen zu entsprechen
  
• Parallelisieren von Prozessschritten, also das Durchführen von mehreren Prozessschritten zur gleichen Zeit, um Bearbeitungszeiten zu reduzieren
  
• Automatisierung von Prozessschritten. Durch Workflow-Verfahren kann z.B. manueller Arbeitsaufwand reduziert werden
  
• Auslagerung von Tätigkeiten kann wirtschaftliche Vorteile bringen
  
• Standardisierung durch beispielsweise Vorlagen oder Checklisten kann die Qualität steigern und den Aufwand reduzieren
  
• Schnittstellenreduktion ist ein Weg um Abstimmungs- und Bearbeitungsaufwand zu reduzieren
  
• Ressourcenengpässe vermeiden, um einen Flaschenhals der Prozesse zu vermeiden
  
• Anpassung der Organisationsstruktur durch Aktualisierung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  

Sinnvolle Ausbaustufe 2

Prozessmanagement-System einführen
Um laufend Geschäftsprozesse zu überwachen und optimieren zu können, kann ein Prozessmanagement-System eingeführt werden. Dieses führt über die Phasen Identifikation und Auswahl der zu erhebenden Prozesse, Dokumentation, Ist-Analyse, Optimierung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung, bis hin zur Weiterentwicklung. So kannst du sicherstellen, dass in deinem Unternehmen alle Tätigkeiten so effizient wie möglich durchgeführt werden. Die Lösung von firestart kann dich dabei unterstützen.

Herausforderungen, Risiken

Die Herausforderung liegt darin, sich mit scheinbar banalem fundiert auseinander zu setzen, um durch die Dokumentation der Prozesse einen neuen Blick auf die Geschäftsfälle in deinem Unternehmen zu erlangen.

Typischer Aufwand

Der Aufwand ist stark abhängig von der Komplexität deiner Geschäfte abhängig. Inklusive der Auseinandersetzung mit Darstellungsarten, Auswahl des Werkzeuges und erstmaliger Dokumentation der Hauptgeschäftsprozesse muss mit einem Zeitaufwand von rund 14 Personen-Tagen gerechnet werden. Je nachdem wie tief du in das Thema eintauchen willst, kann dir zum Start externe Beratung helfen.

Mögliche Anbieter

Die möglichen Anbieter hängen davon ab, welchen Weg zur Abbildung und Optimierung deiner Geschäftsprozesse einschlagen willst:

Du setzt betriebswirtschaftliche Standardsoftware ein, oder hast das vor:
Orientiere dich an der Darstellung des Anbieters, hier als Beispiel der Szenario-Explorer von SAP Business ByDesign
Du willst Geschäftsprozesse unternehmensweit und über mehrere Anwendungen hinweg steuern und optimieren:
Dann bist du bei Lösungen wie firestart oder office 365 mit der App Power Automate gut aufgehoben.

Du willst einfach nur deine Geschäftsprozesse visualisieren, um darauf aufbauend nächste Schritte setzen zu können:
Bereits Microsoft Power Point enthält Standardformen, um Geschäftsprozesse zu visualisieren. Oft reicht das bereits aus um im Team Verbesserungen diskutieren zu können. Mit Anwendungen wie lucidchart kannst du natürlich eleganter modellieren.

Eine Reihe von Beratungsunternehmen bieten ihre Unterstützung bei der Erfassung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen an.

Betroffene Dimensionen und Ebenen

Kernebenen: Geschäftsprozess
Kerndimensionen: Qualität der betrieblichen Abläufe

Weiterführende Quellen

Leitfaden für die Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen