Kollaborationsplattformen

Empfehlung

Digitale Kollaborationsplattformen einsetzen

Kurzbeschreibung

Über digitale Kollaborationsplattformen kann man einfach Daten mit anderen Partnern austauschen. In der einfachsten Form sind das Dateiablagen auf externen Rechnern, die man oft gratis oder gegen geringe Gebühren nutzen kann. Diese Daten können für andere Benutzer freigegeben werden, sodass dann alle an diesen Dateien zusammen arbeiten (kollaborieren) können. Damit können z.B. einfach Dokumente, Tabellen, Fotos etc. ausgetauscht werden. Oft kann man die Daten mit seinem eigenen Rechner synchronisieren und hat so auch eine einfache Sicherung. Da die Daten auf externen Rechnern gespeichert sind, gibt man die Kontrolle - aber auch die Verantwortung, zumindest teilweise aus der Hand. Die Daten können aber mit Verschlüsselungsprogrammen vor fremdem Zugriff geschützt werden.

Anwendungsbeispiele

Autausch von Geschäftsdokumenten, Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, auch mit externen Partnern.
Anbieten von Bedienungsanleitungen, Produktinformationen, Erklätungsvideos an bestehende und potentielle Kunden.

Konkreter Nutzen

Vorteile: extern zur Verfügung gestellter Speicherplatz kann genutzt werden. Dateien aller Art können auf den Plattformen abgelegt werden. Auch die Synchronisierung von Daten mehrerer Rechner und Handys ist möglich. Der Anbieter sorgt für Datensicherung und Ausfallsicherheit. Partnern kann der Zugriff auf diese Daten lesend oder auch schreibend gewährt werden. Ein mühsames Hin- und Herschicken per email wird dadurch vermieden, was besonders bei grösseren Dateien hilfreich ist. Die Kosten sind meist minimal.
Nachteile: du musst dem Anbieter der Plattform vertrauen. Wenn die Daten nicht verschlüsselt sind, kann sie potentiell jeder lesen.

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Vorbedingung ist die Registrierung mit E-Mail Adresse und Passwort beim Anbieter. Du benötigst eine stabile Internetverbindung.

Typische Vorgehensweise

Kochrezept: Registrieren, Dateien und Verzeichnisse anlegen, Partnern Zugriffserlaubnis erteilen
Um klein beginnen zu können, empfehle ich, mit unwichtigen Daten zu beginnen und die wichtigsten Funktionen auszuprobieren.

Einrichten einer Basis für die Anwendung

Know How über die angebotenen Funktionen erwerben und mit befreundeten Partnern Daten austauschen.
Erste Versuche mit kostenfreien Internetlösungen (Google Drive, Microsoft OneDrive, DropBox)

Sinnvolle Ausbaustufe 1

Definieren, welche Daten du mit wem austauschen möchtest, klein beginnen, Erfahrungen sammeln und dann auch in wichtigen Unternehmensprozessen (oft Bestell- und Rechnungsdaten) nutzen.

Sinnvolle Ausbaustufe 2

schrittweise Verbesserungen einführen, Plattformen mit erweiterter Funktionalität testen (zeitlich paralelles Arbeiten an einem gemeinsamen Dokument, virtuelles Brainstroming mit gemeinsamen Mind-Maps oder ähnlichen grafisch orientierten Werkzeugen. Auch ein Wiki kann man als Kollaborationsplattform zum Wissensmanagement bezeichnen.
Fortgeschrittene können auch eine eigene Kollaborationsplattform aufbauen und somit die Hoheit über ihre Daten behalten oder wieder gewinnen. (z.B.: Nextcloud)

Herausforderungen, Risiken

Risiken bei Nicht Funktion: Vollständiger Datenverlust. Wertvolle Daten sollten daher immer auch lokal im eignen IT-System gesichert werden.
Erarbeiten Sie eine Notlauforganisation für alle beteiligten Unternehmsprozesse.

Typischer Aufwand

Minimal, die Bedienung erfolgt meist über einen Webbrowser mit einfachen Kommandos (Speichern, Lesen, Umbenennen). Partner, die ebenfalls auf die Daten zugreifen sollen, müssen sich meist ebenfalls registrieren.

Mögliche Anbieter

Google Docs
Dropbox
Microsoft OneDrive
Box
MediaWiki
Nextcloud - eigene Cloud realisieren

Betroffene Dimensionen und Ebenen

Kernebenen:Technologie, Organisation
Kerndimensionen: Qualität der betrieblichen Abläufe, Produkte und Dienstleistungen, Kunden und ihr Erlebnis, Vertriebskanäle

Weiterführende Quellen

Welche Quellen haben wir selbst untersucht (link zu Quellenverzeichnis)
[Cloud Computing]