Zentrale-Anwendung

Empfehlung

Zentrale Anwendung zur Steuerung deiner Geschäftsprozesse sowie Informations- und Kommunikationsflüsse.

Kurzbeschreibung

Die zentrale Erfassung digitaler Informationen und Steuerung deiner Kerngeschäftsprozesse ist deine Basis für weitere Digitalisierungsschritte. Studien zeigen, dass Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern Defizite in diesem Bereich aufweisen. Als Ursache wird oft das fehlende oder mangelhaft eingesetzte Warenwirtschaftssystem (ERP System) identifiziert. Das wiederum liegt an der Komplexität und dem Aufwand zum Betrieb solcher Systeme. Auch sind klassische Warenwirtschaftssysteme eher nach innen orientiert und haben ihre Tücken, wenn es um die Integration digitaler Kanäle und die Vernetzung von Informationen, Produkten oder Dienstleistungen geht. Orientiere dich an unseren Themenfeldern, wohin deine digitale Reise hauptsächlich geht, wenn du deine Entscheidung für eine zentrale Anwendung triffst. Damit stellt du sicher, dass diese Anwendung deinen Weg unterstützt.

Anwendungsbeispiele

Wir haben interessante Praxisbeispiele, die auch auf die Entscheidungsfindung eingehen, auf der Plattform Mittelstand 4.0 in Deutschland gefunden:

Radtheke Stuttgart
Der Zweimannbetrieb entschied sich als zentrale Lösung für eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud. Das bringt ihm mehr Zeit fürs Tagesgeschäft und seine KundInnen.

Mühle Garten- und Landschaftsbau
Das Kleinunternehmen entschied sich für zwei unterschiedliche Anbieter zur Abdeckung der Kerngeschäftsprozesse: Aus München kommt die Lösung für das Kundenmanagement, die Auftragsverwaltung, sowie E-Mail, Termin- und Aufgabensteuerung. Aus Graz die Lösung zur Erfassung der Arbeitszeiten. Die Anwendungen haben zur Steigerung der KundInnen- und MitarbeiterInnenzufriedenheit beigetragen. Herr Mühle hat sich mit seinen MitarbeiterInnen selbst auf die Suche nach der für ihn passenden Lösung gemacht und auch ohne externe Beratung in Betrieb genommen.

Stuggi.de: Maultaschen selbst konfigurieren
Neben dem Webshop und dem Online Konfigurator für Maultaschen benötigte das Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem als Zentrale Anwendung. In diesem Praxisbeispiel sind gut die Herausforderungen bei der Umsetzung beschrieben.

Konkreter Nutzen

Die vernetzte Steuerung von unternehmeninternen Prozessen verlangt eine zentrale Erfassung und Verarbeitung digitaler Informationen. Ohne dieser grundlegenden Basis sind weitere Digitalisierungsschritte kaum möglich. Dazu werden in der Regel ERP Syseme eingesetzt.
Weitere Nutzen:
- Planung und Steuerung betrieblicher Prozesse - Integration von Anwendungen zur Interaktion mit Kunden und Lieferanten - Vereinfachung zeitraubende wiederkehrender Aufgaben (z.B. Kundendaten erfassen)
- Automatisierte Erstellung notwendiger Belege aus einem erledigten Vorgang (z.B. Rechnung aus Auftrag, Buchungen in der Finanzbuchhaltung)
- Verfügbarkeit von Daten, um Informationen für zukünftige Handlungen abzuleiten (z.B. Bestände, Gewinn/Verlust aus einem bestimmten Geschäft)

Du legst damit die Basis,
- um zukünftig Produktion, Dienstleistungserbringung oder Vertrieb digital effizienter gestalten oder ergänzen zu können, bzw.
- Kernaspekte der Wertschöpfung zu digitalisieren oder neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Aus der Kenntnis des eigenen Geschäftsmodells und der Geschäftsprozesse wird die Anwendung mit dem besten Kosten/Nutzen Verhältnis ausgewählt.

Typischer Aufwand

Um den typischen Aufwand zu schätzen, braucht es einen konkreten Umsetzungsplan. Wo bist du jetzt und wo möchtest du wann sein? Wenn diese Eckpfeiler geklärt sind, kann der Aufwand abgeschätzt werden. Um einen Richtwert zu errechnen was die Kosten sind um die spezifische IT-Anwendung zu betreiben steht dir der Glossar-Eintrag zu IT-Kosten zur Verfügung.

Herausforderungen, Risiken

Hausaufgaben erledigen
- Kenntnis des eigenen Geschäftsmodells, der eigenen Geschäftsprozesse, der Kernanforderungen und diese klar an den Anbieter kommunizieren
- Die eigene Organisation auf ein ressourcenmäßig herausforderndes Projekt vorbereiten
- Vor allem im KMU Bereich ist die frühe Einbindung des Steuerberaters zur Klärung von Schnittstellen oder Neuordnung arbeitsteiliger Prozesse im Bereich Finanzen/Controlling wichtig

Die passende Anwendung auswählen
Klassische ERP Software haben in ihrer Architektur die Bereiche Finanzen/Controlling oder Logistik/Bestandsverwaltung als Kern. Alle anderen Module bauen darauf auf. Anwendungen zum Kundenmanagement oder zur Vernetzung werden über Schnittstellen angebunden. In der Regel werden diese Anwendungen von erfahrenen Implementierungspartnern auf das jeweilige Unternehmen angepasst.

Neuere Generationen von ERP Software setzen den Kunden in den Mittelpunkt der Transaktionen. Sie verfügen im Kern bereits Grundlagen zur Vernetzung und Nutzung digitaler Möglichkeiten. Viele dieser Lösungen beginnen werden als Software as a Service angeboten und starten mit einem kostenfreien Angebot.

Mögliche Anbieter

Wir haben mögliche Anbieter kategorisiert:

Anwendungen, die aus einem Buchhaltungszugang entstanden sind
BMD Business Software, der Platzhirsch bei österreichischen Steuerberatungen

Anwendungen, die sich im Kern um deine internen Warenwirtschaftsprozesse kümmern
SAP Business One, mit dem Implementierungspartner AN-Group

Anwendungen neuerer Generation, vornehmlich cloud-only
Zoho
HubSpot
Scopevisio
Actindo

Betroffene Themenbereiche und Ebenen

Themenbereich: Qualität der betrieblichen Abläufe
Ebene: Technologie

Weiterführende Quellen

Buchhaltungssoftware Vergleich der Plattform Für-Gründer.de
Ein Vergleich von Buchhaltungssoftware aus unserem Nachbarland. Die Analyse zeigt dass viele Anbieter die Themen Integration und Vernetzung bereits vorgangetrieben haben, renommierte Anbieter dadurch nur im Mittelfeld liegen. Greife auf die Analyse zurück, wenn du deine eigenen Kriterien für die Softwareauswahl zusammenstellst und dich auf Anbietersuche begibst.