IT-Kosten

Empfehlung

IT-Kosten erheben, schätzen, minimieren

Kurzbeschreibung

Bei allen Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, die entstehenden Kosten zu schätzen, zu planen, laufend zu erheben und Ausnahmesituationen zu erkennen. Bewährt hat sich der Begriff der sogenannten 5 year Cost Of Ownership. Das sind alle Kosten, die entstehen, wenn du ein IT-System 5 Jahre lang betreibst. Man unterscheidet zwischen Einmalkosten (alle Kosten der Planung und Errichtung des Systems) und laufenden Kosten (laufender Betrieb, Wartung, Fehler etc.). Oft werden die Personalkosten grob unterschätzt - sowohl die des IT-Teams als auch der betroffenen Anwender. Vor allem in der Einführungsphase, in der oft großer Aufwand für Tests, Ausfallzeiten und Fehlerbehebung entsteht.

Anwendungsbeispiele

Kostenrechnung, Budgetierung, Return of Investment, Kosten/Nutzen Analyse

Konkreter Nutzen

Vorteile, die ich als KlientIn, bzw. meine KundInnen davon haben:
Überblick und Planbarkeit der IT-Kosten, Erkennen von Kostentreibern
Nachteil: Aufwand

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Lückenlose Erfassung aller entstehenden IT-Kosten, Kostenarten / Kostenstellen

Typische Vorgehensweise

Das Kochrezept, Ablaufplan
Um klein beginnen zu können, empfehlen wir, wo es möglich ist, eine Ausbaustufe:

Einrichten einer Basis für die Anwendung

Know-How erwerben, schauen, wie es andere Unternehmen machen, Webrecherche, Steuerberater

Sinnvolle Ausbaustufe 1

im Buchhaltungssystem definieren

Sinnvolle Ausbaustufe 2

Automatische Erkennung von Ausreißern bei den IT-Kosten, Abweichungen zwischen Plan und Ist

Herausforderungen, Risiken

detaillierte, genaue Planung und Kostenerfassung. Beachte vor allem die laufenden Kosten. Schätzen der Kosten von Fehlern und Ausfall
Überlege, welche Risiken bei Nicht-Funktionieren dieser Einführung entstehen könnten und erarbeite einen Backup Plan.

Typischer Aufwand

Um den typischen Aufwand zu schätzen, braucht es einen konkreten Umsetzungsplan. Wo bist du jetzt, und wo möchtest du wann sein? Wenn diese Eckpfeiler geklärt sind, kann der Aufwand abgeschätzt werden. Um einen Richtwert zu errechnen, was die Kosten sind, um die spezifische IT-Anwendung zu betreiben, steht dir der Eintrag zu IT-Kosten zur Verfügung.

Mögliche Anbieter

Steuerberater

Betroffene Dimensionen und Ebenen

Kernebenen: Technologie, Geschäftsprozess
Kerndimensionen: Organisation

Weiterführende Quellen

Welche Quellen haben wir selbst untersucht (link zu Quellenverzeichnis)

Folie Cost of Ownership Nagler