Kassensysteme

Empfehlung

Zeitgemäße Kassensysteme installieren

Kurzbeschreibung

Zeitgemäße Kassensysteme automatisieren den Kassiervorgang am Verkaufsort. Sie bestehen meist aus einem Lesegerät zur Artikelidentifikation (Scanner) und einem ausfallsicherem Rechner. Oft ist auch ein Zahlungsterminal für bargeldlose Kundenzahlungen integriert. Sie zeichnen alle geldbezogenen Transaktionen mit deinen KundInnen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben auf. Dabei gewinnst du automatisch detaillierte Daten über deine Kunden und Produkte / Dienstleistungen. Warenkorbanalysen zeigen dir, Wer Was Wann kauft. Diese Daten kannst du zur Optimierung von Lagerständen, Öffnungszeiten, Produktportfolio, Arbeitseinsatzplanung und Kundenansprache nutzen. Eine detaillierte Analyse der Kassendaten kann dich auch auf neue Geschäftsideen bringen und dich zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle motivieren.

Anwendungsbeispiele

Scannerkasse im Supermarkt, PC mit Kassenfunktion, Waage mit Kassenfunktion, mobile Kassenapplikation am Handy oder Tab.

Konkreter Nutzen

Vorteile, die ich als Klient bzw. meine Kunden davon haben:
Lückenlose Aufzeichnung aller Verkaufstransaktionen, Vemeiden von Kassierfehlern.
Nachteile: steuerschonende Schwarzgeschäfte kaum mehr möglich.

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Notwendige Voraussetzungen, damit die Empfehlung umgesetzt werden kann: Preise für alle Produkte/Dienstleistungen und Kundengruppen müssen definiert sein, Platz für die Geräte, Stromanschluss und ev. Internetverbindung.
Erfüllung der geltenden Vorschriften

Typische Vorgehensweise

Definieren der Anforderungen: Lesegerät, Bondrucker, Zahlungsdienstleister, Mengengerüst: viele Kunden pro Stunde, wieviele Artikel pro Kunde, Bonsummen
Um klein beginnen zu können, empfehlen wir wo es möglich ist eine Ausbaustufe:

(Empfehlung) Einrichten einer Basis für die Anwendung

Möglichst kostengünstige und passende Lösung durch Internetrecherche auswählen. Auf einfachen Datenaustausch achten (Artikelstammdaten, Bondaten)

(Empfehlung) Sinnvolle Ausbaustufe 1

Mieten mit kleiner monatlicher Belastung, Test für 4-8 Wochen
Nutzen der gewonnenen Bondaten zur Datenanalyse.

(Empfehlung) Sinnvolle Ausbaustufe 2

Professionelle Lösung mit voller Integration in vorhandene zentrale Systeme, Einheitliches Datenformat für Kassa und Webshop

Herausforderungen, Chancen, Risiken

Überlegen Sie, welche Risiken bei Nicht-Funktion des Kassensystems entstehen könnten. Erarbeiten Sie einen Backup Plan.
Wie sollte eine Notlauf Organisation aussehen? Manuelles Kassieren von Bargeld in Schuhschachtel, manueller durchnummerierter Kassabon. Wie werden die Daten nachträglich im System nacherfasst?
Der Kassiervorgang sollte für die Kunden so angenehm wie möglich gestaltet werden. Transparenz ist Voraussetzung, dass Kunden dem System vertrauen können
Kassierpersonal muss gut geschult sein, um alle Sonderfälle professionell zu meistern.

Typischer Aufwand

Der direkte Aufwand einer simplen Ein-Kassen Mietlösung liegt bei etwa 20 Eur pro Monat. Nicht zu vernachlässigen sind die Personalkosten beim aktuellen Kassieren und der Zeitaufwand für Parametrisierung und Import/Export der Daten.
Weitere Hinweise zur Kostenschätzung stehen dir im Glossar-Eintrag zu IT-Kosten zur Verfügung.

Mögliche Anbieter

kassa.at
myCASH
paymash
Tipos

Betroffene Dimensionen und Ebenen

Kernebenen: Technologie, Geschäftsprozess
Kerndimensionen: Qualität der betrieblichen Abläufe

Weiterführende Quellen

Welche Quellen haben wir selbst untersucht (link zu Quellenverzeichnis)
Wikipedia Kassensystem
Registrierkassensicherheitsverordnung RKSV, BMF