IT-Kosten

Bezeichnung

IT-Kosten erheben, schätzen, minimieren

Kurzbeschreibung

Bei allen Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, die entstehenden Kosten zu schätzen, zu planen, laufend zu erheben und Ausnahmesituationen zu erkennen. Bewährt hat sich der Begriff der "5 year Cost Of Ownership". Das sind alle Kosten, die entstehen, wenn ich ein IT-System 5 Jahre lang betreibe. Man unterscheidet zwischen Einmalkosten (alle Kosten der Planung und Errichtung des Systems) und Laufenden Kosten (laufender Betrieb, Wartung, Fehler etc.). Oft werden die Personalkosten grob unterschätzt - sowohl beim IT-Team als auch bei den betroffenen Anwendern, vor allem in der Einführungsphase, in der oft grosser Aufwand für Tests, Ausfallzeiten und Fehlerbehebung entsteht.

Betroffene Dimensionen und Ebenen, Zusammenhang zu anderen Empfehlungen

Kernebenen: (Technologie, Geschäftsprozess, Organisation, Geschäftsmodell)
Technologie, Geschäftsprozess
Kerndimensionen: (Qualität der betrieblichen Abläufe, Produkte und Dienstleistungen, Kunden und ihr Erlebnis, Vertriebskanäle)
Organisation

Konkreter Nutzen

Vorteile, die ich als Klient bzw. meine Kunden davon haben:
Überblick und Planbarkeit der IT-Kosten, Erkennen von Kostentreibern
Nachteil: Aufwand

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Lückenlose Erfassung aller entstehenden IT-Kosten, Kostenarten / Kostenstellen

Typischer Aufwand

Kostenraster erstellen, Erfassungswege definieren, Auswerten, Planen
Cost of ownership link einbauen

Typische Vorgehensweise

Das Kochrezept, Ablaufplan
Um klein beginnen zu können, empfehlen wir wo es möglich ist eine Ausbaustufe:

(Empfehlung) Einrichten einer Basis für die Anwendung

KnowHow erwerben, Schauen, wie es andere Unternehmen machen, Webrecherche, Steuerberater

(Empfehlung) Sinnvolle Ausbaustufe 1

im Buchhaltungssystem definieren

(Empfehlung) Sinnvolle Ausbaustufe 2

Automatische Erkennung von Ausreissern bei den IT-Kosten, Abweichungen zwischen Plan und Ist

Herausforderungen, Risiken

detaillierte genaue Planung und Kostenerfassung. Beachte vor allem die laufenden Kosten. Schätzen der Kosten von Fehlern und Ausfall
Überlegen Sie, welche Risiken bei Nicht Funktion dieser Einführung entstehen könnten. Erarbeiten Sie einen Backup Plan.

Anwendungsbeispiele

Kostenrechnung, Budgetierung

Mögliche Anbieter

Steuerberater

Weiterführende Quellen

Welche Quellen haben wir selbst untersucht (link zu Quellenverzeichnis)
Folie Cost of Ownership Nagler