Wissensmanagement

Empfehlung

Wissensmanagement aktiv betreiben

Kurzbeschreibung

Im Unternehmen ist bereits viel Wissen vorhanden, doch dieses in der Belegschaft zu verteilen und zugänglich zu machen, ist oft eine Herausforderung. Ein internes Wissensmanagement-System kann hier Abhilfe verschaffen. Die Einsatzbereiche sind vielfältig, wie zum Beispiel zur Fehlerbehebung bei Kundensupport oder als Handlungsanweisungen bei nicht täglichen Prozessen.

Anwendungsbeispiele

Unterstützung des Kundensupports
Sammlung/Verbreitung von internen Informationen
Aufbau eines Knowledge-Centered-Service

Konkreter Nutzen

Vorteile, die ich als KlientIn bzw. meine KundInnen davon haben: Der Vorteil eines internen Wissensmanagement-Systems ist die einfache Verwaltung und Bereitstellung von Wissen in Form von einfachen Artikeln. Dafür gibt es bereits viele Software-Lösungen, die für diesen Zweck maßgeschneidert sind.

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Vorbedingung für ein Wissensmanagement-System im Unternehmen ist die barrierefreie Nutzung von einfachen Software-Lösungen aller betroffenen MitarbeiterInnen und der Bedarf an einem System zur Verwaltung von Wissen zum Austausch mit KollegInnen. Das kann interne Prozesse optimieren, aber auch den Einstieg in andere Arbeitsbereiche erleichtern.

Typische Vorgehensweise

Wie bei jedem Projekt ist als erstes ein Plan zu erstellen, der mindestens festhält, wo du jetzt stehst, welches Ziel du bis wann erreichen möchtest und wie du planst dieses Ziel zu erreichen.

Einrichten einer Basis für die Anwendung

Wenn ein klarer Bereich vorliegt, in dem laufend Wissen an eine Personengruppe verteilt und gut wiederfindbar organisiert werden soll, klingt das nach einem guten Einstiegsprojekt. Ein Konzept, wer Wissen bereitstellen darf und wer darauf Zugriff haben soll, ist zu erstellen.

Sinnvolle Ausbaustufe 1

Eine sprechende Beschlagwortung zum schnellen Finden der gewünschten Informationen ist ein gängiges Feature.

Sinnvolle Ausbaustufe 2

Um den persönlichen Kundensupport zu entlasten, kann das Wissensmanagement zu einem Knowledge-Centered-Service ausgebaut werden, bei dem den KundInnen als schnelle Hilfe nach der Eingabe seines Problems auf der Plattform Tipps zur Behebung seines Problems angeboten werden.

Herausforderungen, Risiken

Die Herausforderung ist die Akzeptanz in der Belegschaft, da der initiale Aufwand deutlich spürbar ist und sich die Vorteile erst mittel- bis langfristig zeigen.

Typischer Aufwand

Die Installation eines solchen Systems ist in wenigen Minuten erledigt. Jedoch ist das System, solange es nicht mit entsprechendem Wissen befüllt ist, wertlos. Je nachdem, wie gut das Wissen, welches zu verteilen ist, aufbereitet ist, kann die Migration der Inhalte einige Personentage in Anspruch nehmen. Zu erwähnen ist an dieser Stelle auch, dass ein Wissensmanagement-System laufend auf den aktuellen Wissensstand gebracht werden muss und daher laufender Wartung bedarf. Um den typischen Aufwand zu schätzen, braucht es einen konkreten Umsetzungsplan. Wo bist du jetzt und wo möchtest du wann sein? Wenn diese Eckpfeiler geklärt sind, kann der Aufwand abgeschätzt werden. Um einen Richtwert für die Kosten zu errechnen und um die spezifische IT-Anwendung zu betreiben, steht dir der Eintrag zu IT-Kosten zur Verfügung.

Mögliche Anbieter

Microsoft 365 MS Teams, SharePoint
Concluster Wiki - Das perfekte Firmenwiki
MediaWiki - ein einfaches System, mit dem auch diese Seiten erstellt wurden.

Betroffene Dimensionen und Ebenen

Kernebenen: Geschäftsprozesse, Organisation
Kerndimensionen: Qualität der betrieblichen Abläufe

Weiterführende Quellen

Enterprise Wiki – Wikipedia
Wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration