Zentrale-Anwendung

Empfehlung

Zentrale Anwendung zur Steuerung deiner Geschäftsprozesse sowie Informations- und Kommunikationsflüsse.

Kurzbeschreibung

Die zentrale Erfassung digitaler Informationen und Steuerung deiner Kerngeschäftsprozesse ist deine Basis für weitere Digitalisierungsschritte. Studien zeigen, dass Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern Defizite in diesem Bereich aufweisen. Als Ursache wird oft das fehlende oder mangelhaft eingesetzte Warenwirtschaftssystem (ERP System) identifiziert. Das wiederum liegt an der Komplexität und dem Aufwand zum Betrieb solcher Systeme. Auch sind klassische Warenwirtschaftssysteme eher nach innen orientiert und haben ihre Tücken, wenn es um die Integration digitaler Kanäle und die Vernetzung von Informationen, Produkten oder Dienstleistungen geht. Orientiere dich an unseren Themenfeldern, wohin deine digitale Reise hauptsächlich geht, wenn du deine Entscheidung für eine zentrale Anwendung triffst. Damit stellt du sicher, dass diese Anwendung deinen Weg unterstützt.

Anwendungsbeispiele

Wir haben interessante Praxisbeispiele, die auch auf die Entscheidungsfindung eingehen, auf der Plattform Mittelstand 4.0 in Deutschland gefunden:

Radtheke Stuttgart
Der Zweimannbetrieb entschied sich als zentrale Lösung für eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud. Das bringt ihm mehr Zeit fürs Tagesgeschäft und seine KundInnen.

Mühle Garten- und Landschaftsbau
Das Kleinunternehmen entschied sich für zwei unterschiedliche Anbieter zur Abdeckung der Kerngeschäftsprozesse: Aus München kommt die Lösung für das Kundenmanagement, die Auftragsverwaltung, sowie E-Mail, Termin- und Aufgabensteuerung. Aus Graz die Lösung zur Erfassung der Arbeitszeiten. Die Anwendungen haben zur Steigerung der KundInnen- und MitarbeiterInnenzufriedenheit beigetragen. Herr Mühle hat sich mit seinen MitarbeiterInnen selbst auf die Suche nach der für ihn passenden Lösung gemacht und auch ohne externe Beratung in Betrieb genommen.

Stuggi.de: Maultaschen selbst konfigurieren
Neben dem Webshop und dem Online Konfigurator für Maultaschen benötigte das Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem als Zentrale Anwendung. In diesem Praxisbeispiel sind gut die Herausforderungen bei der Umsetzung beschrieben.

Konkreter Nutzen

Die vernetzte Steuerung von unternehmeninternen Prozessen verlangt eine zentrale Erfassung und Verarbeitung digitaler Informationen. Ohne dieser grundlegenden Basis sind weitere Digitalisierungsschritte kaum möglich. Dazu werden in der Regel ERP Syseme eingesetzt.
Weitere Nutzen:
- Planung und Steuerung betrieblicher Prozesse - Integration von Anwendungen zur Interaktion mit Kunden und Lieferanten - Vereinfachung zeitraubende wiederkehrender Aufgaben (z.B. Kundendaten erfassen)
- Automatisierte Erstellung notwendiger Belege aus einem erledigten Vorgang (z.B. Rechnung aus Auftrag, Buchungen in der Finanzbuchhaltung)
- Verfügbarkeit von Daten, um Informationen für zukünftige Handlungen abzuleiten (z.B. Bestände, Gewinn/Verlust aus einem bestimmten Geschäft)

Du legst damit die Basis,
- um zukünftig Produktion, Dienstleistungserbringung oder Vertrieb digital effizienter gestalten oder ergänzen zu können, bzw.
- Kernaspekte der Wertschöpfung zu digitalisieren oder neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Vorbedingungen, Grundanforderungen

Aus der Kenntnis des eigenen Geschäftsmodells und der Geschäftsprozesse wird die Anwendung mit dem besten Kosten/Nutzen Verhältnis ausgewählt.

Typischer Aufwand

Um den typischen Aufwand zu schätzen, braucht es einen konkreten Umsetzungsplan. Wo bist du jetzt und wo möchtest du wann sein? Wenn diese Eckpfeiler geklärt sind, kann der Aufwand abgeschätzt werden. Um einen Richtwert zu errechnen was die Kosten sind um die spezifische IT-Anwendung zu betreiben steht dir der Glossar-Eintrag zu IT-Kosten zur Verfügung.

Typische Vorgehensweise

Wenn du deine Zentrale Anwendung(en) entscheidest, empfehlen wir folgendes Vorgehen.

Bedarfsanalyse
Stelle die Bereiche fest, in denen dich die Anwendung entlasten oder dich unterstützen soll, neue Möglichkeiten umzusetzen. Ist es der Bereich Angebots- und Rechnungserstellung, die Buchhaltung, die Bestandsführung oder geht es darum, mit Kunden besser zu interagieren, neue Vertriebskanäle zu erschließen oder neue digitale Services anzubieten? Nutze unser Digitalisierungsframework um deine Bedarfe zu strukturieren und aufzuzeigen, wo die Schwerpunkte deines digitalen Wandels liegen.

Anbieter-Analyse
Berücksichtige folgende Kriterien:
Funktionsumfang: Wie weit deckt sich die angebotene Funktionalität mit deiner deine Zielsetzung?
Bedienbarkeit: Ist die Benutzeroberfläche intuitiv? Kann ich die Funktionen auf unterschiedlichen Endgeräten nutzen (neben dem PC auch am Smartphone)?
Weitere Kriterien: Schnittstellen, Support, Cloud oder On Premise, Abo-/Preismodell, Aufwand für Altdatenübernahme, Integration bestehender Systeme

Testphase und Planungsphase Führe mit 3 Anbietern ausgiebige Tests durch. Spiele dabei typische Anwendungsfälle in deinem Unternehmen durch. Plane bereits in dieser Phase die Einführung und achte auf die Unterstützungsmöglichkeiten des Anbieters. Hast du selbst die notwendigen Ressourcen, um das Projekt in der geplanten Größenordnung anzugehen, oder ist es besser Zwischenschritte zu setzen? Big Bang vs. Inbetriebnahme in Phasen? Möchtest du Beratung vor Ort oder reicht ein Call Center, das sich um Offene Punkte kümmert?

Implementierung Nach dem Kauf bzw. dem Abschluss eines Abos beginnt das eigentliche Projekt zur Inbetriebnahme der neuen Lösung.

Herausforderungen, Risiken

Hausaufgaben erledigen
- Kenntnis des eigenen Geschäftsmodells, der eigenen Geschäftsprozesse, der Kernanforderungen und diese klar an den Anbieter kommunizieren
- Die eigene Organisation auf ein ressourcenmäßig herausforderndes Projekt vorbereiten
- Vor allem im KMU Bereich ist die frühe Einbindung des Steuerberaters zur Klärung von Schnittstellen oder Neuordnung arbeitsteiliger Prozesse im Bereich Finanzen/Controlling wichtig

Die passende Anwendung auswählen
Klassische ERP Software haben in ihrer Architektur die Bereiche Finanzen/Controlling oder Logistik/Bestandsverwaltung als Kern. Alle anderen Module bauen darauf auf. Anwendungen zum Kundenmanagement oder zur Vernetzung werden über Schnittstellen angebunden. In der Regel werden diese Anwendungen von erfahrenen Implementierungspartnern auf das jeweilige Unternehmen angepasst.

Neuere Generationen von Anwendungen setzen den Kunden in den Mittelpunkt ihrer Lösaung. Sie verfügen im Kern bereits Grundlagen zur Vernetzung und Nutzung digitaler Kanäle. Viele dieser Lösungen werden als Software as a Service angeboten und starten mit einem kostenfreien Angebot.

Überlegungen zum Thema Buchhaltung: Soll das Buchhaltungsprogramm den Steuerberater ersetzen?
Wenn deine Beleganzahl überschaubar ist, die Belege schnell und zuverlässig digitalisiert werden können und die Komplexität deiner Geschäftsvorfälle im Griff hast - warum nicht? In vielen Fällen ist es aber besser, sich die Arbeit aufzuteilen. Du buchst die Belege, die du problemlos selbst buchen kannst. Alles was kompliziert ist, übergebe der Kanzlei. Wichtig dabei: Digitalisierung statt Belege physisch hin und her zu schicken, wenn möglich arbeiten beide in der gleichen Anwendung anstatt zusätzliche Schnittstellen zu bauen.

Mögliche Anbieter

Wir haben mögliche Anbieter kategorisiert. Das zeigt auch wie komplex die Auswahl der passenden zentralen Anwendung ist.

Anwendungen, die aus einem Buchhaltungszugang entstanden sind
BMD Business Software, der Platzhirsch bei österreichischen Steuerberatungen
EuroFib, die Buchhaltungssoftware der Schmidhuber EDV

Anwendungen, die sich im Kern um deine internen Warenwirtschaftsprozesse kümmern
SAP Business One, mit dem Implementierungspartner AN-Group
Scopevisio

Anwendungen mit Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement im Mittelpunkt
HubSpot
Zoho

Anwendungen, die sich als Operations Plattform verstehen und ganzheitliche Einkaufserlebnisse über verschiedenste Kanäle bedienen
Actindo

Betroffene Themenbereiche und Ebenen

Themenbereich: Qualität der betrieblichen Abläufe
Ebene: Technologie

Weiterführende Quellen

Buchhaltungssoftware Vergleich der Plattform Für-Gründer.de
Ein Vergleich von Buchhaltungssoftware aus unserem Nachbarland. Die Analyse zeigt dass viele Anbieter die Themen Integration und Vernetzung bereits vorgangetrieben haben, renommierte Anbieter dadurch nur im Mittelfeld liegen. Greife auf die Analyse zurück, wenn du deine eigenen Kriterien für die Softwareauswahl zusammenstellst und dich auf Anbietersuche begibst.