KMU Digitalisierung: Projekt Kick-Off 1.4.2021

Erstes Meeting des Projektteams, virtuell, wie auch anders im Lockdown. Das Projektteam, Jo, Kurt, Petra, Rupert, Therese, Shirani hat sich miteinander bekannt gemacht. Kurt hat mit jedem von uns schon Erfahrungen gesammelt, auf die er in einer ersten Runde einging. Danach erzählte jeder aus welcher Ecke er kommt und welche Expertisen er in das Projekt einbringen wird.

Bevor es inhaltlich losging, wurden die notwendigen Formalitäten rund um den Verein besprochen und geklärt.

Dann stellte Kurt das Projekt KMU Methodenkoffer vor. Sofort wurden Ideen gesponnen. Zukunftsvisionen phantasiert. Es scheint nicht so, aber es war eine ernste Angelegenheit. Kurt fing die TeilnehmerInnen wieder ein, um anhand der Project Charter die Rahmenbedingungen zur Zusammenarbeit zu vereinbaren. Nachfolgend die wesentlichsten Eckpunkte:

Auszug aus der Project Charter

Weekly und wöchentlicher Themenworkshop

Die agile Arbeitsweise erfordert regelmäßige Abstimmung. Dafür wurde ein weekly vereinbart. Abends, die meisten aus dem Team sind ja berufstätig. In den 30 Minuten hat jeder die Möglichkeit, über den Stand seiner Aufgaben zu berichten.

Ebenso wurde ein wöchentlicher Themenworkshop im Terminplan fixiert. Die Themen orientieren sich an der Projektphase und den zu erledigenden Aufgaben. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit ein Thema vorzuschlagen. Je nach Thema werden auch Akteure in den Workshop eingeladen. Die weitere Bearbeitung von Aufgaben wird bilateral abgestimmt.

Wir arbeiten digital zusammen

Was von einem digitalen Business erwartet werden würde, wurde auch sofort umgesetzt: Wir haben uns digitalisiert. Schließlich müssen wir die gleichen Fehler machen, die potenzielle Kunden machen würden, um für diese dann Antworten zu ihren Anliegen und Fragen zu haben. Also unseren Methodenkoffer so zu gestalten, dass ein „Anfänger“ der digitalen Welt damit arbeiten kann.

Folgende Werkzeuge wurden dafür eingerichtet:

• Clockify – für die Stundenaufzeichnung, wer hat wann, was gemacht
• Asana – für die Aufgabenverwaltung
• Miro – der Flipchart für die virtuelle Zusammenarbeit
• Jitsi – für virtuelle Meetings
• Nextcloud – als zentrale Dateiablage
• Google Kalender – zur Verwaltung zentraler Termine und Projektphasen
• Google Mail – zur Archivierung wichtiger mails

Wir gehen agil, aber (hoffentlich trotzdem) strukturiert vor

Die Projektvorgehensweise orientiert sich am Impact Innovation Prozess, der mehrere gängige Innovationsmethoden zusammenfasst und die für das Programm Impact Innovation der Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) relevanten Aspekte hervorhebt:

Begleitet wird dieser Innovationprozess durch Methoden des Design Thinkings. Bereits zur Identifikation des Problems sowie zur Beschreibung des eingereichten Projekts wurde Design Thinking als Vorgehensweise gewählt.

Impact Innovation: Start der Phase Problemanalyse

In dieser Phase geht es darum, Bedürfnisse zu erkennen und die Problemstellung noch besser zu verstehen. Dazu hilft die vorliegende Problembeschreibung sowie die Einbindung relevanter AkteurInnen, in unserem Fall KMUs und Unternehmen die KMUs beraten.

Im Zuge des Kick-Off Workshops wurden Ideen und Standpunkte bereits mittels Miro gesammelt:

Es war unglaublich, wie die Stunden verronnen sind. Es macht Spaß in diesem motivierten Team mit vielen neuen Ideen, Werkzeugen und Vorgehensmodellen zu arbeiten.

Bis zum nächsten weekly arbeitet Kurt an KMU-tauglichen Definitionen weiter. Rupert sammelt Parameter die zur Erhebung eines IT Status relevant sind.